Privacyverklaring KoiQuestion

1. Over deze privacyverklaring

KoiQuestion vindt het belangrijk dat zorgvuldig en transparant wordt omgegaan met persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij uit:

• welke persoonsgegevens wij verwerken;
• waarom wij deze gegevens gebruiken;
• op welke wettelijke grondslag wij dat doen;
• met wie wij gegevens kunnen delen;
• hoe lang wij gegevens bewaren;
• welke rechten betrokkenen hebben.

Deze privacyverklaring geldt onder meer voor:

• bezoekers van onze websites;
• bedrijven die een sponsor- of partneraanvraag indienen;
• sponsors en hun medewerkers;
• gebruikers van het sponsorportaal;
• klanten en leveranciers;
• nieuwsbriefontvangers;
• deelnemers aan evenementen;
• personen die contact met ons opnemen;
• personen die content, foto's, video's of informatie aanleveren;
• personen die voorkomen in journalistieke of andere mediaproducties.

Voor journalistieke verwerkingen kunnen bijzondere wettelijke regels gelden. Deze worden verderop afzonderlijk toegelicht.

2. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

321Media B.V., handelend onder de naam KoiQuestion, Kattegat 6-2, 9723 JP Groningen, Nederland. KvK-nummer: 74774557. Btw-nummer: NL860021579B01. E-mail: info@koiquestion.com.

Voor privacyvragen en verzoeken kan ook contact worden opgenomen via sponsor@koiquestion.com.

321Media B.V. bepaalt voor welke doeleinden en op welke manier persoonsgegevens voor KoiQuestion worden verwerkt.

KoiQuestion heeft op dit moment geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Wanneer dat in de toekomst verandert, worden de contactgegevens in deze verklaring opgenomen.

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect iets zeggen over een persoon.

Voorbeelden zijn:

• een naam;
• een persoonlijk of zakelijk e-mailadres;
• een telefoonnummer;
• een adres;
• een IP-adres;
• een account;
• een foto of video waarop iemand herkenbaar is;
• informatie over iemands functie, bedrijf of communicatie met KoiQuestion.

Gegevens over een onderneming zijn niet altijd persoonsgegevens. Dat kan wel zo zijn wanneer de gegevens herleidbaar zijn tot bijvoorbeeld een eenmanszaak, bestuurder, medewerker of contactpersoon.

4. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de relatie met KoiQuestion kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

4.1 Contact- en identificatiegegevens

• voor- en achternaam;
• functie;
• bedrijfsnaam;
• handelsnaam;
• zakelijk of persoonlijk e-mailadres;
• telefoonnummer;
• post- en factuuradres;
• land van vestiging;
• taalvoorkeur;
• handtekening;
• gebruikersnaam of account-ID.

4.2 Bedrijfs- en facturatiegegevens

• bedrijfsnaam en rechtsvorm;
• KvK- of buitenlands registratienummer;
• btw-nummer;
• factuuradres;
• contactpersoon voor administratie;
• betaalstatus;
• betaalmethode;
• factuurnummer;
• transactie- en referentienummers;
• informatie die nodig is voor btw-verlegging of internationale facturatie.

KoiQuestion bewaart zelf geen volledige creditcardgegevens of beveiligingscodes. Deze worden verwerkt door de gebruikte betaaldienstverlener.

4.3 Gegevens uit sponsor- en partneraanvragen

• het gekozen sponsorpakket;
• gewenste contractduur;
• betaalvoorkeur;
• website en socialmediakanalen;
• bedrijfssector en activiteiten;
• opmerkingen en toelichtingen;
• datum en tijd van de aanvraag;
• akkoord met de algemene voorwaarden en privacyverklaring;
• de versie van de geaccepteerde voorwaarden;
• technische registratiegegevens die nodig zijn om het akkoord aan te tonen.

4.4 Account- en portaalgegevens

• naam en contactgegevens van accountgebruikers;
• gebruikersrollen en rechten;
• inlogmomenten;
• beveiligings- en sessiegegevens;
• IP-adres;
• apparaat- en browsergegevens;
• activiteiten in het sponsorportaal;
• ingediende verzoeken en taken;
• geüploade content en documenten;
• communicatie via het portaal;
• voorkeuren en instellingen.

Wij slaan wachtwoorden niet leesbaar op. Wachtwoorden behoren technisch beveiligd of gehasht te worden opgeslagen door de gebruikte authenticatiedienst.

4.5 Communicatiegegevens

• e-mails;
• contactformulieren;
• berichten via het sponsorportaal;
• gespreksnotities;
• klachten;
• verzoeken;
• gemaakte afspraken;
• informatie die iemand vrijwillig aan KoiQuestion verstrekt.

4.6 Aangeleverde content

• teksten en persberichten;
• foto's en video's;
• logo's;
• namen en functies van betrokken personen;
• informatie over evenementen;
• interviews;
• citaten;
• portfolio- en profielinformatie;
• andere materialen die voor publicatie of productie worden aangeleverd.

4.7 Website- en technische gegevens

Afhankelijk van de inrichting van de website kunnen wij verwerken:

• IP-adres;
• datum en tijd van bezoek;
• bezochte pagina's;
• verwijzende pagina;
• browser- en apparaattype;
• besturingssysteem;
• taalinstelling;
• technische foutmeldingen;
• beveiligingslogs;
• geaggregeerde gebruiks- en prestatiegegevens.

4.8 Nieuwsbrief- en marketinggegevens

• naam;
• e-mailadres;
• bedrijf of functie;
• taal- en interessevoorkeuren;
• datum, tijd en bron van inschrijving;
• toestemming of andere toepasselijke marketinggrondslag;
• afmeldstatus;
• technische afleveringsinformatie;
• interactie met e-mails, wanneer dit wordt gemeten.

4.9 Evenementen en activiteiten

• naam en contactgegevens;
• bedrijfs- of organisatienaam;
• registratie en aanwezigheid;
• ticket- of betaalgegevens;
• dieet- of toegankelijkheidswensen wanneer iemand deze zelf verstrekt;
• communicatie over het evenement;
• foto-, video- en geluidsopnamen;
• gegevens over incidenten of veiligheid, wanneer dat noodzakelijk is.

Gegevens over gezondheid of dieet kunnen bijzondere persoonsgegevens bevatten. Wij vragen deze alleen wanneer dat noodzakelijk is en verwerken ze terughoudend.

4.10 Foto-, video- en audiomateriaal

KoiQuestion kan beeld- en geluidsmateriaal verwerken in het kader van:

• journalistieke verslaggeving;
• interviews;
• evenementen;
• fotografie- en videoproducties;
• promotie van KoiQuestion;
• portfolio's;
• social media;
• archivering en geschiedschrijving.

4.11 Gegevens van leveranciers, freelancers en vrijwilligers

• naam en contactgegevens;
• functie en organisatie;
• overeenkomsten;
• factuur- en betaalgegevens;
• planning en beschikbaarheid;
• communicatie;
• toegangs- en accountgegevens;
• informatie die nodig is voor samenwerking, veiligheid en administratie.

5. Waarom gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een duidelijk doel en een geldige grondslag bestaan.

5.1 Beoordelen van sponsor- en partneraanvragen

Wij gebruiken gegevens om:

• een aanvraag te beoordelen;
• te controleren welk pakket en welke looptijd zijn gekozen;
• contact op te nemen over de aanvraag;
• aanvullende informatie te vragen;
• de overeenkomst te bevestigen of een aanvraag af te wijzen;
• fraude, misbruik of dubbele aanvragen te voorkomen;
• vast te leggen met welke voorwaarden akkoord is gegaan.

Grondslag: voorbereiding en uitvoering van een overeenkomst en, waar van toepassing, het gerechtvaardigde belang van KoiQuestion bij een zorgvuldig en controleerbaar aanvraagproces.

5.2 Uitvoeren van sponsor- en andere overeenkomsten

Wij gebruiken gegevens om:

• een sponsorrelatie te beheren;
• overeengekomen diensten te leveren;
• contactpersonen te benaderen;
• profielen en vermeldingen in te richten;
• content te ontvangen en publiceren;
• evenementen en producties te plannen;
• verzoeken en sponsorrechten te beheren;
• ondersteuning te bieden;
• verlenging en opzegging af te handelen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Voor gegevens van medewerkers van een zakelijke contractspartij kan daarnaast het gerechtvaardigde belang gelden om de zakelijke relatie uit te voeren.

5.3 Sponsorportaal en accounts

Wij gebruiken gegevens om:

• accounts aan te maken;
• gebruikers te identificeren;
• toegang en rollen te beheren;
• de beveiliging van het portaal te bewaken;
• activiteiten en wijzigingen te registreren;
• misbruik en ongeautoriseerde toegang te onderzoeken;
• communicatie en dienstverlening mogelijk te maken;
• fouten en storingen op te lossen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en het gerechtvaardigde belang van KoiQuestion bij een veilige en goed werkende digitale dienstverlening.

5.4 Facturatie, betaling en administratie

Wij gebruiken gegevens om:

• offertes en facturen op te stellen;
• betalingen te verwerken;
• betaalstatussen te controleren;
• automatische of periodieke betalingen uit te voeren;
• terugbetalingen af te handelen;
• vorderingen te innen;
• btw en andere fiscale verplichtingen correct toe te passen;
• de wettelijke administratie te voeren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en naleving van wettelijke verplichtingen.

5.5 Contact en klantenservice

Wij gebruiken gegevens om:

• vragen te beantwoorden;
• klachten en verzoeken te behandelen;
• afspraken vast te leggen;
• ondersteuning te geven;
• contactgeschiedenis bij te houden;
• geschillen te voorkomen of op te lossen.

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst, voorbereiding van een overeenkomst of het gerechtvaardigde belang van KoiQuestion bij bereikbare en zorgvuldige dienstverlening.

5.6 Publiceren van sponsor- en bedrijfsinformatie

Wij gebruiken aangeleverde bedrijfs- en contactinformatie om:

• sponsorprofielen te publiceren;
• bedrijven in listings op te nemen;
• bedrijfsnieuws en evenementen te plaatsen;
• commerciële bijdragen herkenbaar te publiceren;
• de afzender of bron van content te vermelden.

Grondslag: uitvoering van de sponsorovereenkomst. Voor openbare zakelijke informatie kan daarnaast het gerechtvaardigde belang gelden.

Persoonlijke contactgegevens worden niet openbaar gepubliceerd, tenzij dit onderdeel is van de dienst, noodzakelijk is of de betrokkene daarvoor toestemming of opdracht heeft gegeven.

5.7 Nieuwsbrieven en direct marketing

Wij kunnen contactgegevens gebruiken om:

• nieuwsbrieven te verzenden;
• informatie over KoiQuestion te delen;
• sponsors te informeren over diensten die samenhangen met hun relatie;
• uitnodigingen voor relevante evenementen of projecten te sturen;
• geïnteresseerden te benaderen wanneer dat wettelijk is toegestaan.

Voor digitale commerciële berichten gebruiken wij toestemming wanneer die vereist is. Bestaande zakelijke relaties kunnen in bepaalde gevallen worden geïnformeerd over vergelijkbare eigen diensten, voor zover de wet dit toestaat en steeds een eenvoudige afmeldmogelijkheid wordt aangeboden.

Grondslag: toestemming of, waar toegestaan, het gerechtvaardigde belang van KoiQuestion bij relevante zakelijke communicatie.

Een gegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken. Afmelden kan via de afmeldlink of door contact op te nemen met KoiQuestion.

5.8 Websitewerking, beveiliging en bezoekmeting

Wij gebruiken technische gegevens om:

• de website te laten functioneren;
• formulieren te verwerken;
• de website te beveiligen;
• aanvallen, spam en misbruik te voorkomen;
• fouten op te sporen;
• prestaties en bereik op geaggregeerd niveau te meten;
• de website en dienstverlening te verbeteren.

Op de sponsor- en partnerpagina gebruiken wij geen advertentiecookies of cookies om individuele advertentieprofielen op te bouwen, voor zover de pagina overeenkomstig de huidige inrichting functioneert.

Bezoekmeting vindt daar first-party en zo veel mogelijk geaggregeerd en privacyvriendelijk plaats. Waar technisch ondersteund, houden wij rekening met het “Do Not Track”-signaal van de browser.

Wanneer KoiQuestion in de toekomst cookies of andere technologie gebruikt waarvoor toestemming nodig is, wordt vooraf toestemming gevraagd via een daarvoor geschikte cookiebanner of toestemmingsinstelling.

Grondslag: het gerechtvaardigde belang bij beveiliging en beperkte privacyvriendelijke analyse, en toestemming wanneer de wet die vereist.

Meer informatie kan worden opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring.

5.9 Evenementen

Wij gebruiken gegevens om:

• aanmeldingen te verwerken;
• deelname en betaling te beheren;
• praktische informatie te sturen;
• veiligheid en toegang te regelen;
• een activiteit te organiseren;
• vragen en incidenten af te handelen;
• verslag te doen van een evenement.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting of toestemming, afhankelijk van de situatie.

5.10 Foto, video en audio

Beeld- en geluidsmateriaal kan worden gebruikt voor:

• journalistieke verslaggeving;
• informatievoorziening;
• promotie;
• portfolio's;
• sociale media;
• archivering;
• uitvoering van een productieopdracht.

De grondslag hangt af van de context en kan bestaan uit:

• uitvoering van een overeenkomst;
• toestemming;
• gerechtvaardigd belang;
• journalistieke vrijheid en vrijheid van meningsuiting en informatie.

Bij algemene sfeerbeelden tijdens een evenement informeren wij aanwezigen waar dat redelijkerwijs mogelijk is. Bij gerichte portretten of commercieel gebruik vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk nodig is.

5.11 Journalistiek, bronnen en archivering

KoiQuestion verzamelt, beoordeelt en publiceert informatie in het kader van onafhankelijke journalistiek en eigentijdse geschiedschrijving binnen de Nishikigoi-gemeenschap.

Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van onder meer:

• geïnterviewden;
• bronnen;
• betrokkenen bij nieuwsgebeurtenissen;
• deelnemers aan koishows;
• kwekers, dealers en hobbyisten;
• personen die voorkomen in foto-, video- of audiomateriaal.

Journalistieke verwerkingen kunnen gebaseerd zijn op de vrijheid van meningsuiting en informatie en de daarvoor geldende bepalingen en uitzonderingen in de AVG en Nederlandse wetgeving.

Bij journalistieke verwerking kunnen bepaalde AVG-rechten beperkt zijn wanneer dat noodzakelijk is om bijvoorbeeld:

• de vrijheid van meningsuiting en informatie te beschermen;
• journalistieke bronnen te beschermen;
• onderzoek en publicatie mogelijk te maken;
• een journalistiek archief in stand te houden.

KoiQuestion blijft daarbij zorgvuldig afwegen welke verwerking en publicatie noodzakelijk, betrouwbaar en proportioneel is.

5.12 Juridische verplichtingen en geschillen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:

• aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
• fraude of misbruik te onderzoeken;
• rechten en eigendommen te beschermen;
• bewijs te bewaren;
• juridische claims in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
• te reageren op bevoegde toezichthouders en overheidsinstanties.

Grondslag: wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang.

6. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

KoiQuestion gebruikt, afhankelijk van de situatie, een of meer van de volgende grondslagen:

6.1 Uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst

Bijvoorbeeld voor:

• sponsor- en partneraanvragen;
• facturatie;
• portaaltoegang;
• mediaproducties;
• evenementen;
• klantenservice.

6.2 Wettelijke verplichting

Bijvoorbeeld voor:

• fiscale administratie;
• facturen;
• medewerking aan bevoegde autoriteiten;
• wettelijke bewaarplichten.

6.3 Gerechtvaardigd belang

Bijvoorbeeld voor:

• zakelijke communicatie;
• beveiliging;
• fraudepreventie;
• beperkte websiteanalyse;
• verbetering van diensten;
• incasso;
• bewijs en geschilbehandeling;
• bescherming van journalistieke en commerciële belangen.

Wanneer wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, wegen wij dat belang af tegen de belangen en grondrechten van de betrokkene.

6.4 Toestemming

Bijvoorbeeld voor:

• bepaalde nieuwsbrieven;
• niet-noodzakelijke cookies;
• bepaalde gerichte portretten;
• specifieke commerciële publicaties;
• verwerking van vrijwillig aangeleverde bijzondere persoonsgegevens wanneer toestemming vereist is.

Toestemming kan altijd worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

6.5 Journalistieke vrijheid

Voor journalistieke verwerkingen gelden de vrijheid van meningsuiting en informatie en de toepasselijke journalistieke bepalingen en uitzonderingen.

7. Is het verstrekken van gegevens verplicht?

Sommige gegevens zijn noodzakelijk om:

• een aanvraag te beoordelen;
• een overeenkomst te sluiten;
• een account aan te maken;
• een betaling of factuur te verwerken;
• een wettelijke verplichting na te komen.

Wanneer verplichte gegevens niet worden verstrekt, kan KoiQuestion de aanvraag mogelijk niet behandelen of de overeenkomst niet uitvoeren.

Gegevens die als optioneel zijn aangeduid, hoeven niet te worden verstrekt. Het niet verstrekken daarvan heeft in beginsel geen gevolgen voor de aanvraag, behalve wanneer de informatie voor een specifieke gewenste dienst nodig blijkt.

8. Van wie ontvangen wij gegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van de betrokkene.

Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van:

• de werkgever of organisatie van de betrokkene;
• collega's en andere gebruikers binnen een sponsoraccount;
• opdrachtgevers;
• evenementenorganisatoren;
• brancheorganisaties;
• publieke registers, zoals een handelsregister;
• openbare websites en socialmediaprofielen;
• journalistieke bronnen;
• betaalproviders;
• leveranciers en samenwerkingspartners;
• andere personen die informatie, tips of content aanleveren.

Wanneer gegevens niet rechtstreeks van de betrokkene zijn verkregen, informeren wij de betrokkene wanneer dat wettelijk verplicht en praktisch mogelijk is. Voor journalistieke verwerking kunnen uitzonderingen gelden.

9. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor een van de beschreven doelen, wanneer de wet dat verplicht of wanneer de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven.

Gegevens kunnen worden gedeeld met de volgende categorieën ontvangers.

9.1 Medewerkers, vrijwilligers en opdrachtnemers

Alleen personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang.

9.2 Hosting-, website- en IT-leveranciers

Bijvoorbeeld leveranciers van:

• hosting;
• databases;
• back-ups;
• e-mail;
• authenticatie;
• beveiliging;
• cloudopslag;
• sponsorportalen;
• klantenservice- en projectsoftware.

9.3 Betaal- en financiële dienstverleners

Betalingen kunnen worden verwerkt door onder meer Stripe en betrokken banken of kaartmaatschappijen.

Deze partijen kunnen voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn en een eigen privacyverklaring hanteren.

KoiQuestion ontvangt gewoonlijk geen volledige kaartgegevens, maar wel informatie zoals:

• betaalstatus;
• betaalmethode;
• bedrag;
• datum;
• transactie-ID;
• beperkte kaart- of rekeningreferentie;
• informatie over terugboekingen of fraudecontroles.

9.4 Boekhouder, accountant en adviseurs

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• boekhouders;
• accountants;
• belastingadviseurs;
• advocaten;
• andere professionele adviseurs, voor zover zij de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

9.5 Communicatie- en marketingleveranciers

Bijvoorbeeld leveranciers voor:

• nieuwsbrieven;
• transactionele e-mail;
• klantcommunicatie;
• vertaling;
• analyse;
• planning en distributie van content.

9.6 Productie- en evenementpartners

Bijvoorbeeld:

• fotografen;
• videografen;
• editors;
• vertalers;
• locaties;
• freelancers;
• organisatoren;
• vervoerders;
• andere betrokken uitvoerders.

Wij delen alleen de informatie die zij voor hun taak nodig hebben.

9.7 Overheidsinstanties en toezichthouders

Gegevens kunnen worden verstrekt wanneer KoiQuestion daartoe wettelijk verplicht is of wanneer dit nodig is voor een juridische procedure.

9.8 Openbaar publiek

Informatie die bedoeld is voor publicatie, zoals:

• sponsorprofielen;
• bedrijfsnieuws;
• evenementen;
• interviews;
• foto's;
• video's;
• journalistieke publicaties,

kan openbaar toegankelijk worden en via zoekmachines, sociale media en andere kanalen verder worden verspreid.

10. Verwerkers en afspraken met leveranciers

Wanneer een leverancier uitsluitend namens KoiQuestion persoonsgegevens verwerkt, treedt deze leverancier op als verwerker.

KoiQuestion maakt waar nodig schriftelijke afspraken met verwerkers over onder meer:

• vertrouwelijkheid;
• beveiliging;
• inschakeling van subverwerkers;
• datalekken;
• bewaartermijnen;
• verwijdering en teruggave van gegevens;
• ondersteuning bij privacyverzoeken.

Sommige leveranciers bepalen voor een deel zelf waarom en hoe zij gegevens verwerken. Zij zijn voor dat deel zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

KoiQuestion werkt internationaal. Ook sommige leveranciers kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte of gegevens daar verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt KoiQuestion waar nodig voor een geldige doorgiftegrond, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen;
• aanvullende technische en organisatorische maatregelen;
• een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond.

Informatie over de toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via info@koiquestion.com.

Publicatie van journalistieke of commerciële content op een openbaar toegankelijke website betekent dat deze informatie wereldwijd kan worden geraadpleegd. KoiQuestion heeft niet volledig in de hand wat derden na rechtmatige openbare publicatie met die informatie doen.

12. Hoe lang bewaren wij gegevens?

KoiQuestion bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen.

12.1 Niet-geaccepteerde sponsor- of partneraanvragen

Gegevens van een afgewezen, ingetrokken of niet-afgeronde aanvraag bewaren wij maximaal twaalf maanden na de laatste inhoudelijke communicatie.

Dit doen wij om:

• vragen over de aanvraag te beantwoorden;
• een eventuele hernieuwde aanvraag te herkennen;
• misbruik en dubbele aanvragen te voorkomen;
• het besluit over de aanvraag te kunnen onderbouwen.

Wanneer geen inhoudelijke aanvraag tot stand is gekomen, kunnen onvolledige formuliergegevens eerder worden verwijderd, in beginsel binnen dertig dagen.

12.2 Geaccepteerde aanvragen en contractgegevens

Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een sponsor- of andere overeenkomst bewaren wij gedurende de overeenkomst.

Na het einde van de overeenkomst bewaren wij:

• gewone operationele account- en contactgegevens in beginsel maximaal twee jaar;
• contracten, bevestigingen, akkoordregistraties en relevante juridische correspondentie in beginsel maximaal zeven jaar;
• gegevens langer wanneer dat nodig is voor een lopend geschil of een juridische aanspraak.

12.3 Facturen en fiscale administratie

Facturen, betaalgegevens en andere gegevens die deel uitmaken van de fiscale basisadministratie bewaren wij in beginsel zeven jaar nadat de gegevens hun actuele betekenis voor de administratie hebben verloren.

Wanneer een bijzondere fiscale regeling een langere termijn voorschrijft, zoals in bepaalde gevallen een bewaartermijn van tien jaar, passen wij die langere termijn toe.

Volledige kaartgegevens worden niet door KoiQuestion bewaard.

12.4 Sponsorportaal en accountgegevens

• actieve accountgegevens: gedurende de overeenkomst;
• gewone accountinhoud: maximaal twee jaar na beëindiging, tenzij eerder verwijderd kan worden;
• beveiligings- en toegangslogs: in beginsel maximaal twaalf maanden;
• tijdelijke sessiegegevens: zo kort mogelijk en volgens de technische noodzaak;
• back-ups: volgens een roulerend schema, in beginsel maximaal negentig dagen, tenzij herstel of beveiligingsonderzoek langer bewaren vereist.

Publicaties en aangeleverde content die onderdeel zijn geworden van het openbare journalistieke of commerciële archief kunnen langer worden bewaard.

12.5 Contactverzoeken en gewone correspondentie

• eenvoudige vragen zonder overeenkomst: maximaal twee jaar na afhandeling;
• correspondentie over een overeenkomst: gedurende de overeenkomst en maximaal twee jaar daarna;
• communicatie die nodig is voor bewijs, een klacht of geschil: zolang dat redelijkerwijs nodig is, in beginsel maximaal vijf jaar na afsluiting van de kwestie, tenzij een langere wettelijke termijn geldt.

12.6 Nieuwsbrieven en marketing

Wij bewaren nieuwsbriefgegevens totdat:

• de ontvanger zich afmeldt;
• toestemming wordt ingetrokken;
• het e-mailadres structureel niet meer werkt;
• KoiQuestion de betreffende mailinglijst beëindigt.

Na afmelding kunnen wij het e-mailadres op een beperkte uitsluitingslijst bewaren, zodat wij kunnen voorkomen dat iemand opnieuw onbedoeld wordt aangemeld.

Op die uitsluitingslijst bewaren wij alleen de minimaal noodzakelijke gegevens.

12.7 Website- en analysegegevens

• ruwe technische beveiligingslogs: in beginsel maximaal twaalf maanden;
• tijdelijke fout- en serverlogs: meestal maximaal dertig tot negentig dagen;
• geaggregeerde en niet langer herleidbare statistieken: kunnen langer worden bewaard, omdat deze geen persoonsgegevens meer zijn.

De precieze termijn kan korter zijn afhankelijk van de technische leverancier en inrichting.

12.8 Evenementregistraties

• registratie- en contactgegevens: maximaal twee jaar na het evenement;
• factuurgegevens: volgens de fiscale bewaartermijn;
• veiligheids- of incidentgegevens: zolang noodzakelijk voor afhandeling en eventuele juridische claims;
• dieet-, gezondheids- of toegankelijkheidsgegevens: zo spoedig mogelijk na het evenement, in beginsel binnen dertig dagen, tenzij langer bewaren noodzakelijk is vanwege een incident of wettelijke verplichting.

12.9 Foto-, video-, audio- en journalistiek materiaal

Journalistieke publicaties, bronmateriaal en archieven kunnen langdurig of permanent worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor:

• journalistieke verslaggeving;
• bronbescherming;
• bewijs;
• geschiedschrijving;
• archivering;
• toekomstige publicaties;
• het behoud van de maatschappelijke en historische context.

Opdrachtproducties en bijbehorende bronbestanden worden bewaard volgens de productieafspraken en operationele noodzaak. KoiQuestion garandeert geen onbeperkte bewaring van ruwe of opgeleverde bestanden.

12.10 Privacyverzoeken

Verzoeken over privacyrechten en onze reactie daarop bewaren wij in beginsel maximaal vijf jaar na afronding, zodat wij kunnen aantonen hoe het verzoek is behandeld.

Identiteitsdocumenten die uitzonderlijk voor identificatie worden opgevraagd, worden zo spoedig mogelijk verwijderd nadat de identiteit is gecontroleerd. Niet-noodzakelijke informatie, zoals een burgerservicenummer en pasfoto, moet vooraf worden afgeschermd.

12.11 Geschillen en wettelijke verplichtingen

Wanneer gegevens nodig zijn voor een lopend onderzoek, geschil, juridische procedure, wettelijke bewaarplicht of claim, kunnen wij ze langer bewaren totdat de kwestie definitief is afgerond en de relevante termijnen zijn verstreken.

13. Beveiliging

KoiQuestion neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• openbaarmaking;
• misbruik;
• vernietiging.

Afhankelijk van de systemen en risico's kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeheer;
• persoonlijke accounts;
• sterke wachtwoorden;
• multifactorauthenticatie waar beschikbaar;
• rolgebaseerde toegangsrechten;
• logging;
• back-ups;
• updates en beveiligingspatches;
• beperkte toegang op basis van noodzaak;
• geheimhoudingsafspraken;
• afspraken met verwerkers;
• procedures voor beveiligingsincidenten.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Wij beoordelen onze maatregelen periodiek en passen ze waar nodig aan.

14. Datalekken

Wanneer sprake is van een inbreuk op persoonsgegevens, onderzoekt KoiQuestion:

• wat er is gebeurd;
• welke gegevens zijn geraakt;
• welke personen gevolgen kunnen ondervinden;
• welke risico's bestaan;
• welke maatregelen nodig zijn.

Wanneer de wet dit vereist, meldt KoiQuestion het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeert KoiQuestion de betrokken personen.

Betrokken leveranciers en gebruikers moeten een vermoedelijk beveiligingsincident zo snel mogelijk melden via info@koiquestion.com.

15. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

KoiQuestion neemt in beginsel geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor een persoon rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

Automatische systemen kunnen wel worden gebruikt voor:

• spamdetectie;
• fraudepreventie;
• beveiligingswaarschuwingen;
• sortering en categorisering;
• technische analyses;
• aanbevelingen;
• administratieve ondersteuning.

Menselijke beoordeling blijft mogelijk waar een besluit betekenisvolle gevolgen voor een persoon kan hebben.

Wanneer KoiQuestion in de toekomst wel gebruikmaakt van geautomatiseerde besluitvorming waarvoor aanvullende informatie verplicht is, wordt de privacyverklaring daarop aangepast.

16. Kunstmatige intelligentie

KoiQuestion kan AI-systemen gebruiken voor ondersteunende werkzaamheden, zoals:

• vertaling;
• transcriptie;
• samenvatting;
• spelling- en taalcorrectie;
• structurering;
• zoekfuncties;
• redactionele suggesties;
• analyses.

Wij streven ernaar geen vertrouwelijke, bijzondere of onnodige persoonsgegevens in openbare of niet-goedgekeurde AI-systemen in te voeren.

Wanneer een AI-leverancier persoonsgegevens namens KoiQuestion verwerkt, beoordelen wij waar nodig:

• de rol van de leverancier;
• de verwerkingsvoorwaarden;
• opslag en trainingsgebruik;
• doorgifte buiten de EER;
• beveiliging;
• verwijdermogelijkheden;
• noodzaak van een verwerkersovereenkomst.

AI-uitvoer die persoonsgegevens bevat, wordt waar passend menselijk gecontroleerd voordat deze wordt gebruikt of gepubliceerd.

17. Minderjarigen

De sponsor- en partnerdiensten van KoiQuestion zijn gericht op bedrijven en volwassen contactpersonen.

Wij verzamelen niet bewust via het sponsorformulier gegevens van kinderen.

Andere onderdelen van KoiQuestion kunnen voor een breder publiek toegankelijk zijn. Wanneer toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist is, vragen wij die toestemming voordat persoonsgegevens van een minderjarige worden verwerkt.

Denkt u dat wij zonder geldige grond gegevens van een minderjarige hebben verwerkt? Neem dan contact met ons op.

18. Uw privacyrechten

Voor zover de AVG van toepassing is, heeft een betrokkene het recht om:

• informatie te krijgen over de verwerking;
• persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• onvolledige gegevens aan te vullen;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• persoonsgegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen;
• toestemming in te trekken;
• niet te worden onderworpen aan bepaalde uitsluitend geautomatiseerde besluiten;
• een klacht in te dienen bij een toezichthouder.

Deze rechten zijn niet absoluut. Een verzoek kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer:

• een wettelijke bewaarplicht geldt;
• gegevens nodig zijn voor een juridische claim;
• rechten en vrijheden van anderen worden geraakt;
• bronbescherming of journalistieke vrijheid in het geding is;
• een andere wettelijke uitzondering van toepassing is.

19. Bezwaar tegen direct marketing

Tegen het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing kan altijd bezwaar worden gemaakt.

Na een bezwaar stoppen wij met die marketingverwerking.

Afmelden kan:

• via de afmeldlink in een e-mail;
• via info@koiquestion.com;
• via sponsor@koiquestion.com.

Operationele communicatie die nodig is voor een lopende overeenkomst kan na afmelding nog steeds worden verzonden.

20. Hoe kunt u een privacyverzoek indienen?

Een privacyverzoek kan worden gestuurd naar info@koiquestion.com.

Vermeld daarbij bij voorkeur:

• uw naam;
• uw relatie tot KoiQuestion;
• het e-mailadres waarop de gegevens betrekking hebben;
• welk recht u wilt uitoefenen;
• voldoende informatie om de relevante gegevens te vinden.

Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Stuur niet zonder verzoek een volledige kopie van een identiteitsbewijs. Wanneer een kopie noodzakelijk is, scherm dan in ieder geval af:

• burgerservicenummer;
• pasfoto, tenzij deze noodzakelijk is;
• documentnummer, tenzij dit noodzakelijk is;
• machineleesbare strook.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Wij informeren de verzoeker dan tijdig.

Een verzoek is in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan KoiQuestion binnen de wettelijke grenzen een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren.

21. Klacht bij de toezichthouder

Wie vindt dat KoiQuestion niet goed met persoonsgegevens omgaat, kan eerst contact met ons opnemen zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de bevoegde privacytoezichthouder.

In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een betrokkene in een ander land van de Europese Economische Ruimte kan doorgaans ook contact opnemen met de toezichthouder in het eigen land.

22. Links en diensten van anderen

De websites van KoiQuestion kunnen links, embeds of integraties bevatten van andere organisaties, zoals:

• betaalproviders;
• socialmediaplatforms;
• videoplatforms;
• kaartdiensten;
• evenementendiensten;
• externe websites.

Deze partijen kunnen eigen persoonsgegevens verwerken en een eigen privacyverklaring hanteren.

KoiQuestion is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van zelfstandige externe partijen. Wij adviseren hun privacyverklaringen te raadplegen.

23. Wijzigingen in deze privacyverklaring

KoiQuestion kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer:

• de dienstverlening verandert;
• nieuwe systemen of leveranciers worden gebruikt;
• wet- en regelgeving wijzigt;
• de tekst verduidelijking nodig heeft.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van KoiQuestion.

Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat passend en redelijkerwijs mogelijk is.

Bovenaan de verklaring staan het versienummer en de datum van de laatste wijziging.

24. Contact

Vragen, opmerkingen of verzoeken over deze privacyverklaring kunnen worden gestuurd naar:

321Media B.V., handelend onder de naam KoiQuestion, Kattegat 6-2, 9723 JP Groningen, Nederland. KvK-nummer: 74774557. Btw-nummer: NL860021579B01.

Algemeen en privacy: info@koiquestion.com. Sponsorvragen: sponsor@koiquestion.com.